Anwendungsbeispiel: Wiki und Integration

Die Ergänzung zum Microblog stellt das MediaWiki mit einem Plugin zur Integration des Microblogs dar. Dabei werden im Wiki Seiten angelegt. Nach dem Anlegen bzw. bereits während des Bearbeitens der Seite werden dabei zum Seitentitel und eventuell gepflegten Kategorien relevante Statusmeldungen aus dem Microblog angezeigt. So soll eine möglichst einfache Verknüpfung der beiden Systeme erfolgen.

Die folgenden Screenshots zeigen hierbei Beispiele, wie das im konkreten Anwendungsfall der XoC aussehen könnte:

verfasst von: Michael

Anwendungsbeispiel: Microblog

Der Microblog soll dazu dienen, dass alle Unternehmensbereiche zeitnah und schnell miteinander kommunizieren können. Mandy und Isabel haben dies an einem Praxisbeispiel sehr gut demonstriert.

Thema: neuer Slogan für XoC World

Das Einrichten des Microblogs und die Layoutgestaltung hat Michael übernommen:

verfasst von: Janett

Abschlusspräsentation und weiteres Vorgehen

Die Abschlusspräsentation

Hier nun, wie schon angekündigt, der Link zu unserer Abschlusspräsentation. Gehalten wurde sie von Mandy, unsere Projektleiterin und von Isabel, eine unserer Kommunikationsmanagerinnen. Für die Technik war ich als zweite Kommunikationsmanagerin verantwortlich. Die PowerPoint-Präsentation wurde, wie schon einmal erwähnt von unserem Informationsmanager Michael erstellt und gestaltet.

http://webconf.vc.dfn.de/p67697625/


Das weitere Vorgehen

Als nächstes werden wir an einem Anwendungsbeispiel arbeiten, um den Einsatz unserer augewählten Social Media Kanäle in der Praxis zu veranschaulichen. Dabei werden wir folgende Aufgaben bearbeiten:

• Erstellung von exemplarischen Seiten im Wiki
• Darstellung einer Kommunikation in unserem Microblog
• mögliche Visualisierung eines Userprofils in der von uns erstellten Community
• Aufstellen von spezifischen Guidelines für die Nutzung unserer Kanäle im internen Unternehmensbereich

Mögliche Änderungen oder zusätzliche Aufgaben werden in unserer nächsten Skypesitzung besprochen und gegebenenfalls aktualisiert bzw. ergänzt.

verfasst von: Janett

Social-Media-Strategie

Die Fragen vorab

Um eine passende Strategie für den unternehmensinternen Bereich zu entwickeln kann die Beantwortung der folgenden Fragen durch die Geschäftsführung sehr hilfreich sein:

• Besteht im Unternehmen schon eine "Community" z.B. in Form von Projektgruppen oder Abteilungen?
• Wie läuft die Kommunikation bisher ab, z.B. über persönliche Gespräche, telefonisch oder per E-mail oder Fax?
• Sind bereits gemeinsame Interessen unternehmensintern vorhanden, z.B. durch Hobbys, gemeinsame Projekte oder die Kollegschaft?
• Ist das Unternehmen XoC bereit Transparenz zu gewähren und Ressourcen bereit zu stellen?

Die Ziele

Der Einsatz von Social Media kann im Unternehmen eine treibende Kraft werden, um somit Unternehmensziele schneller, besser und leichter zu erreichen. Ziele, wo ein Social Media Einsatz einen positiven Effekt hätte, sind z.B.

• Kommunikation verbessern
• Arbeitsprozesse und -strukturen verbessern
• Offenheit und Transparenz schaffen
• das Zusammengehörigkeitsgefühl stärken
• Innovationskräfte nutzen

Die Contentstrategie

Nun stellt sich schließlich noch die Frage: Welche Themen können über Social Media unternehmensintern kommuniziert werden? Dafür haben wir eine passende Contentstrategie entwickelt.

Für unseren Unternehmensbereich der internen Kommunikation können verschieden Themen von Mitarbeitern, Gruppenleitern, aber auch von der Geschäftsführung kommuniziert werden. Um jedoch die Sicherheit zu garantieren und Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu wahren ist es empfehlenswert, dass alle Personen des Unternehmens - vom Mitarbeiter bis zur Geschäftsführung - die vom Unternehmen erstellten Guidelines zur Nutzung von Social Media Instrumenten beachten und einhalten.

Themen der Geschäftsführung:

• die Unternehmensphilosophie und -strategie den Mitarbeitern näher bringen, damit sie sich besser mit dem Unternehmen identifizieren können
• Ziele kommunizieren
• die Mitarbeiter über aktuelle Entwicklungen informieren, z.B. das eigene Unternehmen, die Konkurrenz oder auch die Forschung betreffend 

Themen der Gruppenleiter:

• Organisation von Projekten
• Mitarbeitereinteilung bzw. Arbeitsaufteilung mit Mitarbeitern klären
• Terminfestlegungen für Teilziele
• Koordination zwischen den Abteilungen
• die Geschäftsführung über Projektfortschritte und eventuelle Probleme informiern

Themen der Mitarbeiter:

• können sich mehr mit ins Unternehmen einbringen, z.B. durch Lob, Kritik, Verbesserungsvorschläge
• eigene Ideen entwickeln und vorschlagen
• beim Kommunizieren von Problemen kann ihnen schnell durch Kollegen oder dem Gruppenleiter geholfen werden
• kommunizieren über Interessen mit anderen Mitarbeitern

verfasst von: Janett

Was kommt als nächstes...

In den letzten Tagen haben wir unsere Ideen für die Abschlusspräsentation zusammengetragen, welche von unserem Informationsmanager Michael in einer PowerPoint Präsentation nochmal zusammengefasst wurden.

Wir werden unsere Präsentation am Dienstag, den 21.06.2011, um 12-12.30 Uhr der Geschäftsführung von XoC vorstellen, um ihnen den Einsatz von Social Media im unternehmensinternen Bereich näher zu bringen.

Der Link zur aufgezeichneten Präsentation werdet ihr demnächst hier auf unserem Blog finden können.

Liebe Grüße, eure WebChilies 2.0

verfasst von: Janett

Lösungsansätze und Auswahl

Welche Lösungsansätze sehen Sie bei der Aufgabenstellung?

Microblogging und Wiki

Eine besondere Herausforderung für die interne Kommunikation im Unternehmen besteht in der asynchronen Kommunikation. Hier können vor allem Microblogs den Mitarbeiten weite Wege und mühseliges Nachfragen ersparen. Dabei können die Mitarbeiter kurze Nachrichten mit begrenzter Zeichenzahl im Microblog veröffentlichen. Diese sind für alle anderen Mitarbeiter oder bestimmte Mitarbeitergruppen sichtbar. Die Verwendung von Schlagworten („Tags“) hilft hierbei, Inhalte automatisiert zu Kategorisieren und im Nachhinein auszuwerten.

Intranet-Portal mit Microsoft SharePoint

Mit dem Office 2010 bietet Microsoft auch eine erweiterte Intranet-Lösung für Unternehmen an. Hierbei geht es vor allem um den Austausch von Dokumenten, dem gemeinsamen Arbeiten an Dokumenten, sowie Enterprise 2.0 Technologien. Sharepoint ermöglicht ebenso Außendienstmitarbeitern oder Mitarbeitern auf Geschäftsreisen den Zugriff auf zentral verwaltete Dokumente über einen Browser. Die Komponente „Communities“ bietet hier vor allem Social Media-Funktionalitäten, wie Microblogging und Activity Streams. Vorteil des Produktes für die interne Kommunikation ist vor allem die Integration von Dokument- und Kommunikationsfunktionen. Durch eigene Mitarbeiter-Profilseiten wird der Funktionsumfang abgerundet.

Mitarbeiterblog

Ein weiterer möglicher Kanal zur Anwendung von Social Media zur internen Kommunikation besteht in der Einrichtung eines Mitarbeiterblogs.  Dabei geht es vor allem darum die Wünsche, Beschwerden und Verbesserungsvorschläge der Mitarbeiter zu erfassen. Aber auch Diskussionen / Berichte zur aktuellen Arbeit bzw. zum aktuellen Bereich können so von den Mitarbeitern kommuniziert werden. Durch Kommentare können andere Mitarbeiter direkt auf diese Berichte oder Vorschläge/Beschwerden eingehen und so kann eine einfache interne Kommunikation erfolgen. Damit werden in erster Linie ein besseres Firmenklima, sowie eine bessere Unterstützung der Mitarbeiter gegenseitig bei Problemen gefördert.

verfasst von: Michael

Welcher Lösungsansatz wird von der Gruppe weiter verfolgt und aus welchem Grund?

Wir haben uns dafür entschieden, den Lösungsansatz des Intranet-Portals in Form einer unternehmensinternen Community weiterzuverfolgen.

Dafür gab es für uns folgende Gründe:

• das Intranet kann durch weitere Social Media Kanäle einfach erweitert werden 
• alle Mitarbeiter können darüber miteinander kommunizieren, auch von anderen Standorten aus 
• die Zusammenarbeit und auch die Zusammengehörigkeit können verbessert werden 
• besserer Datenaustausch bei Projekten 
• schnelleres Arbeiten möglich 
• Zusammengehörigkeitsgefühl durch eigene Community

verfasst von: Janett

Erste Gruppenaufgabe und Lösungsansätze

Wie verstehen Sie die Gruppenaufgabe?

Als Team der Abteilung Interne Kommunikation sehen wir unsere Aufgabe darin mittel Social Media die Interne Kommunikation zwischen Mitarbeitern, Abteilungen, Gruppenleitung und Geschäftsführung des Unternehmens XoC zu verbessern, hinsichtlich:

• der Flexibilität und Schnelligkeit der Kommunikation
• der erleichterten Zusammenarbeit 
• der Transparenz und Aktualität
• eines besseren Firmenklima
• der Senkung von Kosten
• einer leichteren Organisation

Wie wollen Sie an deren Lösung herangehen?

  

Wir verfolgen folgenden Lösungsansätze:

• Konferenzen durch Instant Messenger, wie z.B. Skype, ICQ, MSN Messenger oder gar einen Unternehmenseigenen Messenger
• Kommunikation zwischen verschiedenen Standorten
• flexibel und schnell
• Mitarbeiternewsletter
• Intranet 
• Einrichtung einer „Kommunikationszentrale“ bestehend aus einem MediaWiki für Wissenssammlung und MicroBlogging-Tool statusNet, sowie Integration beider Komponenten
• Förderung des Verbreitens aktueller Inhalte innerhalb des Teams
• Verkürzen der „Wege“ 
• Vermeidung von Informationsflut (nicht mehr hunderte E-Mails am Tag)
• Mitarbeiterblog
• für Beschwerden, Lob, Kritik, Verbesserungsvorschläge
• Mitarbeiter können sich einbringen
• besseres Firmenklima
• internes firmeneigenes Netzwerk bzw. eigene Community
• zur Erleichterung der Organisation

verfasst von: Janett